Đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Việc viết một mẫu đơn hay một bài viết bằng tiếng Anh đã là một thách thức khó nhằn đối với đại đa số những người học tiếng Anh. Viết thư bình thường đã khó, thì việc viết một mẫu đơn nghỉ phép bằng tiếng Anh lại càng khó hơn. Tại sao ư? Một mẫu đơn nghỉ phép bằng tiếng Anh là một mẫu đơn mang tính chất trang trọng và nghiêm túc hơn cả những mẫu đơn khác.
Đồng thời, với những người làm việc trong môi trường nước ngoài thì đơn xin hoặc thư xin nghỉ phép nên được viết bằng tiếng Anh để thể hiện kỹ năng và sự chuyên nghiệp của mình. Nhưng không phải ai cũng biết cách viết thư xin nghỉ phép bằng tiếng Anh do mỗi loại thư lại có đặc thù riêng.
Vậy làm sao để có bức thư xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và chuẩn nhất? Hãy cùng VOCA tìm hiểu và thực hành ngay qua bài viết này nhé.
Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
I. Mục đích của đơn xin nghỉ phép
Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh hay song ngữ được sử dụng tại các công ty hay doanh nghiệp liên doanh, công ty có quản lý là người nước ngoài. Đồng thời, đơn xin nghỉ phép còn được sử dụng đối với những người đang theo học tại những trường học quốc tế hay những người đang cần nộp hồ sơ xin đi du lịch.
Do đó, để đảm bảo có được một mẫu đơn chính xác nhất và phù hợp với từng hoàn cảnh, bạn cần tìm hiểu và nắm rõ những thông tin chính cũng như bố cục chính của một mẫu đơn xin nghỉ phép.
II. Thông tin chính
Một số thông tin cần thiết bạn cần đề cập trong mẫu đơn xin nghỉ phép bao gồm:
2) Mục đích của lá đơn
3) Lý do xin nghỉ phép
4) Số ngày nghỉ phép cụ thể
5) Kế hoạch làm việc trong thời gian vắng mặt
6) Thông tin liên lạc
7) Chữ ký
III. Cấu trúc chi tiết
Cấu trúc chi tiết của một lá đơn xin nghỉ phép bao gồm:
1) Phần mở đầu
i. Quốc hiệu và tiêu ngữ bằng tiếng Anh:
Thường được sử dụng để tăng tính trang trọng hay chuyên nghiệp cho lá đơn xin nghỉ phép. Quốc hiệu và tiêu ngữ thường được sử dụng cho đơn xin nghỉ phép bằng văn bản. Đối với những đơn xin nghỉ phép qua email, quốc hiệu và tiêu ngữ thường được bỏ qua hay lược bỏ.
Independence – Freedom – Happiness
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
ii. Tên/ Tiêu đề đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh:
Tiêu đề thư là phần bắt buộc phải có trong mỗi bức thư. Một tiêu đề thư hoàn chỉnh là một tiêu đề nói lên được nội dung chính và đầy đủ của bức thư.
Tùy thuộc vào mục đích, mỗi thể loại đơn có tên gọi hay tiêu đề khác nhau:
• Annual leave application (Đơn xin nghỉ phép hàng năm)
• Maternity leave application (Đơn xin nghỉ phép thai sản)
• Paternity leave application (Đơn xin nghỉ sinh con)
• Application for leave of absence (Đơn xin nghỉ phép thông thường)
• Leave application form (Đơn xin nghỉ phép)
…
• David Beckham – Ask for sick leave on 23rd May 2021 (David Beckham - Đơn xin nghỉ phép ngày 23 tháng 5 năm 2021)
iii. Lời chào:
Kính gửi Ms./Mr./Mrs.
2) Phần thân bài
i. Mục đích của lá đơn, lý do xin nghỉ, thời gian xin nghỉ
• I would like to ask permission for a day off from work on ….. (date) because ….. (reason) / Tôi viết thư này để xin phép (ông) bà cho tôi nghỉ một ngày vào …. (ngày) vì ….(lý do).
• I am writing to request your approval for a day off on ….(date) for a family matter. / Tôi viết thư này để xin phép nghỉ một ngày vào ngày …. vì lý do gia đình.
• I am writing this letter to let you know that I am in need of a long-term leave, from …. to… (date). / Tôi đang viết thư này để cho anh biết rằng tôi thật sự cần nghỉ phép dài hạn, từ… đến… (ngày)
• I am writing to request your approval for …. day leave for … (reason). / Tôi viết thư này để mong anh đồng ý cho tôi nghỉ phép …. ngày vì … (lý do).
• I am writing this letter to inform you that I need to take a day of absence on the … (date) of this month. / Tôi viết thư này để thông báo với anh rằng tôi cần nghỉ một ngày vào ngày… tháng này.
• I request you to grant me … days of emergency leave for this reason. /Tôi mong anh cho tôi nghỉ phép … ngày vì lý do khẩn cấp này.
• I am writing this letter to let you know about my requirement for an important unexpected leave. /Tôi viết thư này để anh biết về mong muốn xin nghỉ phép quan trọng và bất ngờ của tôi.
• This letter concerns my request regarding my leave from … to …(date). /Thư này là về việc tôi xin nghỉ phép từ ngày… đến ngày …
ii. Bàn giao công việc (nếu cần)
• I have transferred the important duties to . He/She will take care of the tasks until I get back to work. (Tôi đã bàn giao công việc quan trọng cho . Anh ấy/Cô ấy sẽ lo cho các công việc đó cho tới khi tôi quay lại làm việc.)
iii. Đề bạt, mong muốn
• I hope you understand my situation and authorize my request as soon as possible. (Tôi hy vọng bạn sẽ hiểu cho tình hình của tôi và duyệt đề nghị của tôi trong thời gian sớm nhất.)
• I apologise for any inconvenience due to my absence and I hope you will understand my situation. (Tôi xin lỗi nếu có bất cứ sự bất tiện nào vì sự vắng mặt của tôi và tôi hy vọng bạn sẽ hiểu cho tình hình của tôi.)
3) Phần kết thúc
i. Lời chào, lời chúc, ký tên
ii. Thông tin liên hệ
(hoặc có thể đề cập ở phần Thân bài)
IV. Lưu ý khi viết thư
• Tiêu đề thư nên rõ ràng: Một điều cần thiết và vô cùng quan trọng là tiêu đề thư nên rõ ràng về mục đích xin nghỉ phép của bạn. Nhiều nhà quản lý thậm chí chỉ để ý mỗi tiêu đề và lý do xin nghỉ phép do họ không có nhiều thời gian.
• Nội dung cần ngắn gọn: Trước khi nghỉ phép, bên cạnh gửi thư, chúng ta cũng gửi email xin nghỉ phép cho cấp trên. Khi đó, thư xin nghỉ phép thực chất là bản tóm tắt nội dung email xin nghỉ phép của chúng ta, nên chúng ta không cần nhắc lại quá nhiều nội dung trong email. Với thư xin nghỉ phép, chúng ta chỉ cần đề cập ngày xin nghỉ phép và lý do xin nghỉ phép là đủ.
V. Những mẫu đơn thông dụng
i. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh hàng năm
Dear Ms./Mr./Mrs. _,
I am writing you this letter to ask for your permission for my annual leave for a period of 3 weeks from _ to _, as I wish to visit my family in Vietnam.
I have transferred my important tasks to . He/she will take care of my tasks while I am away. If urgent, you can contact me at the following number _.
I hope you will understand my situation and response to my request as soon as possible.
Thanks and best regards,
_
ii. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về nghỉ thai sản
Dear Ms. /Mr. /Mrs. _,
I would like to inform you of my intention to take the allotted _ of maternity leave. I am planning to start my maternity leave on _ and go back to work by _.
In my absence, _ can take care of important tasks. I have trained him/her about all the necessary daily tasks. In case of an emergency, you can call me at _.
Thank you for your attention. I wish you good health.
Yours sincerely,
_
iii. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về nghỉ sinh con
Dear Ms. /Mr. /Mrs. _,
This is to inform you that I am about to give birth by the end of this month. Therefore, I would like to be granted paternity leave from _ to _ .
In advance, I have asked my colleague, to cover my responsibilities during that period of time. In case of an emergency, I can be reached at _. I will get back to work on _.
I hope to receive your approval soon.
Thanks and best regards,
_
iv. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về kỳ nghỉ
Dear Ms./Mr./Mrs. _,
I hope this email finds you well.
I am writing this letter to request your approval for a 14-day-leave for my family vacation. I would like to start my vacation from _ to _.
I have trained my colleague, _ to cover my tasks. But I am confident that my team will perform well during my absence.
Thank you for your consideration.
Best wishes,
_
v. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về nghỉ đám cưới
Dear Ms./Mr./Mrs. _,
I am glad to inform you that I am getting married on _ at _.
I would like to request approval of my leaves from _ to _ .
I would also like to invite all of my colleagues to the wedding. Please find my invitation letter attached in this email.
I will make sure to finish my tasks by _. I have also transferred some of my duties to _.
Please kindly grant me leaves for the mentioned dates and celebrate the wedding with me.
Awaiting a positive response from you.
Yours truly,
_
vi. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về gia đình có tang
Dear Ms. /Mr. /Mrs. _,
I am writing this letter to request a leave for _ day(s) due to a death of a close relative. It is a huge loss for my family and I need to go to my hometown from _ to _.
I believe that my dedication to the company in the last 3 years has proven my willingness to make up for my absence.
I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
_
vii. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh nghỉ nửa ngày
Dear Ms. /Mr. /Mrs. _
I am writing this to inform you that I will not be able to come to work in _ the morning/ afternoon due to some family business.
I am positive that my team will keep everything under control. If urgent, you can contact me at _.
Please contact me if you have any queries or doubts about the work.
Sincerely,
_
viii. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh để nghỉ học
Dear Ms. /Mr. /Mrs. _
My name is _, class _. I am writing this letter to request your permission for _ day(s) off due to sickness. My doctor has advised me to rest from today to _.
I look forward to hearing from you soon. Thank you for your anticipation.
Yours obediently,
_
VOCA đã cùng bạn tìm hiểu và điểm qua cách viết những mấu đơn xin phép bằng tiếng Anh, tùy thuộc vào từng mục đích cụ thể khác nhau. Cũng không quá khó nhằn như mình vẫn tưởng, các bạn nhỉ?
VOCA hy vọng với bài viết trên, các bạn có thể tự viết cho mình một mẫu đơn xin nghỉ phép phù hợp và chuyên nghiệp nhất!
You can do it!
Thảo luận