Hướng dẫn tường tận cách viết mail bằng Tiếng Anh

Chuyên mục: Kiến thức

Mail là phương thức trao đổi thông tin nhanh chóng, được sử dụng rộng rài trong thời đại này. Nhưng không phải ai cũng nắm vững qui trình viết mail chuyên nghiệp. Bài viết này VOCA sẽ hướng dẫn cách viết một Mail tiếng Anh chuyên nghiệp cho các bạn tham khảo

Viết một email chuyên nghiệp có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn vì email thường được sử dụng cho mục đích cá nhân và không chính thức. Nếu bạn cần viết email cho giáo viên, sếp, liên hệ công việc, cơ quan chính phủ hoặc những người nhận khác yêu cầu phải chuyên nghiệp, phải chuẩn, chỉ cần thực hiện theo một số nguyên tắc đơn giản. Bạn phải trình bày thông điệp rõ ràng và đúng đắn, và tuân theo cách thức màu sắc và định dạng. Cuối cùng, hiệu đính và xem lại nội dung email của bạn trước khi gửi.
Bài viết này VOCA sẽ hướng dẫn tất tần tật về cách viết Mail bằng Tiếng Anh sao cho chuyên nghiệp và chuẩn nhất.

Method 1: Formatting Your Email

Minh họa địa chỉ mail


1. Use a professional email address (Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp)
Bạn nên tạo một địa chỉ email là tên thật của bạn, không phải là tên người dùng hoặc biệt hiệu. Sử dụng dấu chấm, dấu gạch ngang hoặc dấu gạch dưới để đảm bảo địa chỉ email chỉ là tên của bạn, không có số hoặc chữ cái phụ, nếu bạn có thể.
Ví dụ: coolguy007@theemail.com có vẻ không chuyên nghiệp. Tuy nhiên, Meredith.Athena.Calhoun@theemail.com là phù hợp.


2. Stick to a professional font (Lựa chọn phông chữ chuyên nghiệp)
Hầu hết các dịch vụ email hiện cho phép bạn viết tùy chọn bằng nhiều kiểu phông chữ và kiểu chữ. Tuy nhiên, đối với một email chính thức, hãy giữ mọi thứ thật trang trọng, với các phông chữ như Times New Roman và Arial. Tránh các phông chữ trang trí như Comic Sans hoặc Old English. Ngoài ra:
-Viết email của bạn ở kích thước phông chữ dễ đọc, chẳng hạn như 13-14
-Tránh các kiểu đặc biệt như in nghiêng, làm nổi bật hoặc phông chữ nhiều màu trừ khi chúng được đảm bảo bởi nội dung và mục đích của email.
-Không sử dụng tất cả là chữ in hoa, điều này làm cho nó có vẻ như bạn đang hét vào người nhận.


3. Use a short and accurate subject line (Sử dụng một dòng chủ đề ngắn và chính xác)
Sử dụng các từ khóa trong dòng chủ đề đề xuất chính xác những gì bạn đang viết, chỉ cần một vài từ. Điều này giúp đảm bảo rằng người đọc không bỏ qua email của bạn vì dòng chủ đề bị thiếu, quá mơ hồ hoặc cho thấy email không quan trọng. 
Các chủ đề như “Quick question,” “Contacting you,” or “Email about an important matter”  quá mơ hồ hoặc rõ ràng là chưa hữu ích.
“Schedule, Guest List, Lunch Requests, and Meeting Overview for March 12th”, mặt khác, là quá dài và bao gồm một số chủ đề.
“Meeting RE: damaged escalator on March 12th,” tuy ngắn nhưng đầy đủ. Nó cảnh báo người nhận của bạn đến một chủ đề chính và một ngày cụ thể.

Method 2: Writing Your Message

Giợi ý viết email mẫu


1. Use a proper salutation (Sử dụng một lời chào thích hợp)
Luôn mở đầu một email chính thức với một lời chào. Địa chỉ người nhận theo tên (nếu biết) được ưu tiên. Bao gồm tên của người đó (Mr., Mrs., Ms., Dr., vv) với họ của họ, theo sau là dấu phẩy hoặc dấu hai chấm. Bạn có thể đứng trước lời chào với "Dear ..." nếu bạn thích. 
Nếu bạn không biết tên của người bạn đang viết, hãy sử dụng lời chào như "Dear Sir / Madam", "Dear Sir or Madam" hoặc " To whom it may concern".
Không sử dụng "Hello", "Hey", "Xin chào" hoặc các lời chào không chính thức khác.


2. Introduce yourself in the first paragraph (if necessary) Giới thiệu bản thân trong đoạn đầu tiên 
Nếu bạn đang viết thư cho ai đó mà bạn không có mối quan hệ hiện tại, chẳng hạn như khách hàng mới, người quản lý tuyển dụng hoặc nhân viên chính phủ, hãy cho họ biết bạn là ai và tại sao bạn bạn viết mail. Làm điều này trong câu đầu tiên hoặc hai trong số email của bạn.
Ví dụ: khi viết thư cho một nhà tuyển dụng tiềm năng, bạn có thể nói: "My name is Earl Rivers. I'm contacting you to apply for the administrative assistant position listed on CareerXYZ.com.


3. Prioritize the most important information (Ưu tiên thông tin quan trọng nhất)
Khi bạn đã giới thiệu bản thân và lý do chung mà bạn viết mail, bạn có thể theo dõi phần thân của email của mình. Đặt nội dung quan trọng nhất gần đầu. Điều này tôn trọng thời gian của người nhận và làm cho mục đích của email của bạn rõ ràng. 
Ví dụ: khi viết thư cho một quan chức chính phủ, bạn có thể bắt đầu bằng cách nói: "My name is Arlene Rivers. I obtained your email address from the Westchester County Clerk website. I am writing to contest the traffic citation I received on December 31, 2009. "


4. Get to the point (Vào vấn đề)
Đối với một email chính thức, bạn có thể trực tiếp, miễn là bạn lịch sự. Dông dài sẽ chỉ mất thời gian của người đọc và tìm ra thông tin bạn muốn truyền đạt hoặc bạn cần gì từ họ trở nên khó khăn hơn. 
Ví dụ: khi viết cho một giáo sư, đừng lãng phí không gian với những phần đệm không cần thiết như: “This is Darlene Frankreich. Do you know me? CHEM 221 is my favorite class right now. I love the way the lectures are so organized. I can always follow along and know what will be on the tests. Speaking of tests, I was thinking about the next exam.
Thay vào đó, nó sẽ là rõ ràng hơn để viết một cái gì đó như: “This is Darlene Frankreich. I’m a student in your CHEM 221 class, and I'm writing about a potential exam time conflict.”


5. Keep it brief (Giữ cho nó ngắn gọn)
Không có quy định nào cho độ dài nhất định của email. Tuy nhiên, bạn nên giữ một email về độ dài màn hình (cỡ máy tính xách tay hoặc kích thước màn hình). 
Nếu email của bạn tương đối dài, hãy chia nhỏ nó thành các đoạn ngắn. Chèn ngắt dòng giữa mỗi đoạn thay vì thụt lề.


6. Use formal language (Sử dụng ngôn ngữ chính thức)
Vì email chính thức được viết cho ngữ cảnh chuyên nghiệp, bạn sẽ muốn tạo ấn tượng tốt. Sử dụng câu hoàn chỉnh và cách diễn đạt lịch sự. Tránh những thứ như: 
- Slang: Tiếng lóng
-Unnecessary contractions: Những từ rút gọn không cần thiết
-Emoticons and emojis: 
Biểu tượng cảm xúc 
-Profanity: Lời tục tĩu
-Jokes: Truyện cười


7. Use a proper form of closing (Sử dụng một hình thức kết thúc phù hợp)
Như với các lời chào, có nhiều lời kết được chấp nhận trong các email chính thức. Hãy chắc chắn để theo dõi với tên đầy đủ của bạn và chức danh công việc hoặc chữ ký khác (nếu bạn có một). Ví dụ về lời kết tiềm năng bao gồm: 
-Yours sincerely,
-Yours cordially
-Respectfully
-Best
-Your student

Method 3: Preparing to Send

Cách gửi email đúng


1. Include any necessary attachments (Đính kèm mọi tệp đính kèm cần thiết)
Nếu bạn cần đính kèm bất kỳ tệp đính kèm nào, hãy đảm bảo đề cập đến chúng trong phần nội dung của email để cho người nhận biết rằng chúng được đính kèm. Hãy lịch sự bằng cách cố gắng giữ số lượng tệp đính kèm và kích thước tệp của chúng xuống và bằng cách sử dụng các loại tệp phổ biến hoặc tương thích rộng rãi.
For example, include a note like “I am attaching a copy of my resume and portfolio, in PDF format.


2. Proofread your message for content, spelling, and grammar (Đọc lại thông điệp nội dung của mail, chính tả và ngữ pháp)
Không chỉ kiểm tra chính tả hoặc ngữ pháp trong email của bạn mà bạn nên đọc to email của bạn hoặc yêu cầu ai đó đọc lại nó là cách tuyệt vời để nắm bắt bất kỳ lỗi chính tả, sai sót hoặc cụm từ không rõ ràng nào.


3. Make sure that the email does not contain any sensitive information (Đảm bảo rằng email không chứa bất kỳ thông tin nhạy cảm nào)
Luôn ghi nhớ rằng email không phải là một hệ thống liên lạc an toàn. Hãy nhớ rằng các máy chủ email có thể bị tấn công hoặc người nhận của bạn có thể cố tình hoặc vô ý chia sẻ thông tin mà bạn không muốn bị tiết lộ. Tránh bao gồm những thứ như mật khẩu, số tài khoản và thông tin bí mật trong email.

>>Xem thêm:

VOCA hy vọng với những gợi ý về cách viết mail bằng tiếng anh trên sẽ giúp bạn có thể dễ dàng viết một mail Tiếng Anh chuyên nghiệp nhanh chóng, không mất nhiều thời gian và có thể truyền tải mục đích của mình tới người nhận.
Ngoài ra, bạn nhớ nắm vững Ngữ Pháp Tiếng Anh để có thể vận dụng tốt trong quá trình viết nhé ^^ Nếu bạn muốn được tư vấn đề phương pháp học ngữ pháp tiếng Anh với VOCA thì hãy liên hệ theo số 0829905858, hoặc truy cập
GRAMMAR.VN để biết thêm thông tin nữa nhé.

VOCA rất vui khi được đồng hành với các bạn trên con đường chinh phục Anh ngữ!
VOCA TEAM.

VOCA là dự án về giáo dục được phát triển từ năm 2014 với sứ mệnh giúp người Việt Nam xóa bỏ rào cản về Anh ngữ. 
Đến với VOCA, các bạn sẽ được phát triển toàn diện cả 4 kỹ năng tiếng Anh: Nghe – Nói – Đọc – Viết với 4 bửu bối kỳ diệu sau: 
1. VOCA.VN : Hệ thống học từ vựng Tiếng Anh thông minh. ( website:
https://wwww.voca.vn )
2.  VOCA GRAMMAR: Hệ thống học ngữ pháp Tiếng Anh trực tuyến. (website:
https://www.grammar.vn)
3. VOCA MUSIC: Hệ thống học tiếng Anh qua bài hát giúp bạn cải thiện khả năng nghe tiếng Anh nhanh chóng và thư giãn. (website:
https://music.voca.vn ). 
4. NATURAL ENGLISH: Hệ thống giúp bạn cải thiện khả năng nói và phản xạ tiếng Anh tự tin, tự nhiên và tự động chỉ sau 6 Tháng. (website:
https://natural.voca.vn)
Hotline: 012.999.05858

Thảo luận

Các bài viết liên quan

Xem tất cả
voca ads banner